L'implantation de la bibliothèque est également un facteur important et doit tenir compte des déplacements de la population : l'idéal, c'est le centre ville, près des commerces. Un local,, si beau soit-il, situé à la périphérie de la commune, ne sera pas fréquenté par le public.

Les locaux doivent être aisément accessibles, donc au rez-de-chaussée. La bibliothèque est un lieu ouvert à tous, les personnes âgées, les handicapés doivent pouvoir y accéder.

Le local doit être assez grand - 30 m2 minimum et 0,07 m2 par habitant - pour distinguer différentes zones : un espace pour les adultes, un espace pour les enfants, un espace multimédia, un secteur discothèque et audiovisuel. Il doit être clair, propre et chauffé.

Une signalisation doit être mise en place pour informer la population de l'existence de la bibliothèque:

• fléchage de la bibliothèque dans la commune à l'aide de panneaux indicateurs.
• pose d’une plaque « bibliothèque » à l'extérieur du bâtiment ou sur la façade. Cette plaque doit porter les jours et heures d'ouverture.
• pose d’affiches claires et lisibles dans les endroits fréquentés par le public (mairie, école, bureau de poste, commerces...).
  

Le mobilier doit être adapté aux différents supports et aux différents publics : la hauteur des rayonnages ne doit pas dépasser 1,50 m de hauteur pour les enfants, 2 m pour les adultes ; les étagères doivent être réglables en hauteur et d’une portée maximale de 1 mètre ; prévoir bacs à albums et à disques ; tables et chaises pour la consultation des livres sur place ; coin lecture avec des chauffeuses confortables… Ce mobilier est spécifique : on peut faire appel à des fournisseurs spécialisés ( le carnet d’adresse ) qui établiront gratuitement schéma d’implantation et devis.

Quand on conçoit un aménagement, il faut également penser à l'évolution de la bibliothèque : si une bibliothèque possède 3 000 livres à son ouverture, elle doit pouvoir y intégrer sans difficulté les ouvrages achetés les cinq années suivantes. Voici quelques notions de capacité pour évaluer le mobilier nécessaire :

• 1 travée contient environ 200 livres
• 1 bac à albums 120 albums
• 1 bac à disques 300 CD.
  

Le fait que la bibliothèque soit gérée par des bénévoles ne lui enlève pas son statut de service public. Mais il est indispensable de constituer une équipe de personnes motivées, travaillant dans le même esprit. Un engagement au service d'une bibliothèque suppose des contraintes qu'il faut connaître et accepter dès le départ :

• astreinte à un service régulier,
• suivre les directives du Conseil municipal et du règlement de la bibliothèque
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• recevoir une formation adéquate pour arriver à une certaine efficacité. Cf Charte du bibliothécaire volontaire
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La Bibliothèque départementale de l’Yonne propose chaque année une formation de base
( le catalogue des formations) élémentaire sur 7 journées.

Il peut y avoir aussi création d'un emploi spécifique, dans un grade de la filière culturelle de la fonction publique territoriale :

• catégorie A : conservateur et bibliothécaire
• catégorie B : assistant et assistant qualifié de conservation
• catégorie C : agent et agent qualifié de conservation.

Le recrutement se fait soit par mutation, soit par concours pour les catégories A et B, recrutement direct pour les catégories C.
Les recommandations habituelles suggèrent un emploi à plein temps par tranche de 2000/2500 habitants et la présence d’un cadre B (assistant de conservation) dès 2500 habitants.

Frais de déplacement du personnel :
Le remboursement des frais de déplacement des bénévoles qui animent une bibliothèque municipale a lieu selon les règles applicables aux fonctionnaires territoriaux, sur ordre de mission signé du Maire. Une délibération du Conseil Municipal, selon le modèle ci-après, est généralement demandée par le Percepteur de la Commune. Il est souhaitable de prendre contact avec ce dernier pour connaître les modalités précises de remboursement, ainsi que pour obtenir des modèles de formulaires d’ordre de mission et d’état de frais de déplacement.

Le remboursement des repas et de l’hébergement s’effectue selon le tarif suivant (article 9 du décret du 28 mai 1990 modifié) :

Pour l’utilisation d’un véhicule personnel (jusqu’à 2 000 km par an), le remboursement est fonction de la puissance du véhicule (arrêté du 20 septembre 2001, articles 9 et 36, 31 et 32 du décret n° 90-437 du 28 mai 1990 modifié) :

Modèle de délibération :

Monsieur le Maire rappelle que la Bibliothèque Municipale est gérée et animée par une équipe de bénévoles.
Ces bénévoles sont amenés, dans le cadre de ce service public, à effectuer des déplacements pour le compte de la Commune, en particulier pour leur formation, leurs relations avec la Bibliothèque Départementale de l’Yonne et leurs achats en librairie.
Conformément à l’article 2 du décret n° 91-573 du 19 juin 1991, le Conseil Municipal autorise le remboursement par la Commune de leurs frais de déplacements, y compris ceux effectués avec leur véhicule personnel, selon les règles applicables aux fonctionnaires territoriaux.
Le Conseil Municipal donne délégation à Monsieur le Maire pour dresser et tenir à jour la liste de ces bénévoles.
Annexe : liste des bénévoles, datée et signée par le Maire.

La bibliothèque doit présenter un fonds de livres et autres documents répondant aux besoins de l'ensemble de la population dans les divers domaines de la connaissance. On considère qu’en dessous de 3 000 documents, ces besoins ne peuvent pas être satisfaits. Mais il faut aussi tenir compte du nombre d’habitants et des fonds permanents ou renouvelables apportés par la Bibliothèque départementale.

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