Les conditions de création d'une bibliothèque ne peuvent être réunies de façon durable que par la volonté politique du Conseil municipal. La bibliothèque est un service public et elle ne peut vivre que si la commune lui en donne les moyens : : assurer les achats de livres et de fournitures, le chauffage du local, l'entretien…
Pour exister juridiquement, la bibliothèque doit être créée par une délibération du Conseil municipal qui doit préciser les moyens débloqués :

- crédits pour l'aménagement du local (travaux et équipement mobilier)
- budget pour l'achat de livres et de fournitures
- éventuellement recrutement de personnel.

Deux cas peuvent se présenter suivant les critères locaux et les moyens dont dispose la commune :

1 La régie municipale directe :
Dans ce cas, la commune assume pleinement sa compétence en matière de lecture publique : le service est réellement public et reconnu comme tel.
C’est aussi la garantie d’une continuité du service.
Le responsable est en général un fonctionnaire de la commune.
Le budget de la bibliothèque est géré dans le cadre du budget communal. Toutes les dépenses sont donc effectuées au nom du maire, par les services municipaux, dans le respect des règles de comptabilité publique.
Tout service public amené à percevoir de l'argent auprès de la population (inscription, remboursement de livres perdus, pénalités de retard) doit être détenteur d'une régie de recettes. Tout autre fonctionnement est illégal !
Une régie de recettes est une délégation à une tierce personne des pouvoirs du percepteur municipal. Le régisseur est désigné par un arrêté du Maire, avec l'accord express du percepteur municipal. Obligations : tenir un relevé très précis des sommes collectées à l'aide d'un carnet à souches ; rendre des comptes au percepteur municipal qui peut contrôler à tout moment la régularité des opérations.

2 La régie indirecte ou associative :
La gestion de la bibliothèque peut être confiée à une association de type loi 1901. La forme associative donne une autonomie financière à la bibliothèque. Il est également plus simple pour la mairie de verser une subvention globale à une association que de gérer des dépenses au jour le jour. Mais attention : un certain nombre de subventions, notamment pour les constructions et aménagements, ne peuvent s'appliquer à des bibliothèques en régie associative.

Si cette solution est choisie, il est nécessaire que la commune passe une convention écrite avec l'association, fixant les obligations respectives de la commune et de l'association par rapport à la bibliothèque. Le Maire sera membre de droit de cette association, le responsable de la bibliothèque Secrétaire.
Important : l'association devra affirmer le caractère de propriété communale de ses biens (matériel, livres), de façon à ce que sa dissolution éventuelle ne compromette pas l'existence de la bibliothèque.

Il faut que tous les lecteurs , sans discrimination, soient égaux, qu'ils aient les mêmes droits : nombre de livres empruntés, durée du prêt... et les mêmes devoirs : chaque lecteur doit respecter le règlement en vigueur, pour le bien de tous. Le règlement doit être affiché et distribué à chaque inscrit. Pour être valable, il doit avoir fait l'objet d'une délibération du Conseil municipal.

Le local, qui est communal, doit être assuré par la commune.

Le mobilier et les documents, qu’ils appartiennent à la bibliothèque ou qu’ils soient prêtés par la BDY, doivent être assurés par la commune.

Le personnel, salariés ou bénévoles (considérés comme collaborateurs occasionnels du service public) sont couverts en responsabilité civile : par l’assurance de la commune s’il s’agit d’une bibliothèque en régie municipale directe, par l’assurance de l’association s’il s’agit d’une bibliothèque gérée par une association.
Pour leurs déplacements, si le véhicule personnel est utilisé , l’assurance personnelle du conducteur doit couvrir les déplacements administratifs.

Le public est pris en charge par l’assurance responsabilité civile de la commune car il s’agit d’un service municipal.

Informatiser est une opération coûteuse, et donc informatiser ou pas ? telle devrait être la première question à se poser. La bibliothèque doit en effet atteindre un certain niveau d’activité :
· fonds de 3 000 documents

• volume de prêts supérieur à 4 000 par an
• ouverture au public d’au moins 4h par semaine
• personnel formé, capable d’effectuer la saisie du fonds
• · acquisitions régulières : il serait paradoxal d’avoir un budget de maintenance informatique égal ou supérieur au budget d’achat de livres.

Pourquoi informatiser ?

• soit l’informatisation accompagne un projet d’ouverture de bibliothèque, et elle est l’un des nouveaux outils qui vont être proposés au public dans un nouvel équipement.
• soit l’informatisation vient après la création de la bibliothèque, elle est vécue comme une modernisation de l’équipement existant et cela oblige les bibliothécaires à se poser un certain nombre de questions sur le fonctionnement de la bibliothèque :

  1 - L’informatisation permet d’améliorer le fonctionnement interne : rapidité et efficacité du service (accès aux informations, gestion des prêts et des réservations) ; rationalisation des tâches ; gestion automatique des statistiques.

  2 – L’informatisation permet d’améliorer les services rendus aux usagers : accessibilité du catalogue ; réduction de la durée des opérations de prêt ; localisation des documents et service de réservation plus performant ; plus grande disponibilité du personnel pour l’accueil du public.

Les étapes de l’informatisation

• Rédaction du cahier des charges : modèle-type Téléchargement du document au format PDF fourni par la BDY.
• Choix du logiciel : sélection de fournisseurs de logiciels (Lien avec le carnet d’adresses chapitre fournisseurs de logiciels) pour “petites bibliothèques” faite par la BDY.
• Délibération du Conseil municipal qui prévoit le plan de financement et sollicite les subventions nécessaires auprès de l’Etat, du Conseil régional de Bourgogne ou du Conseil général de l’Yonne : voir tableau des aides (Lien avec le doc à télécharger Subventions). Les frais d’installation, de formation, les fournitures et la maintenance ne sont pas subventionnables.
• Saisie du fonds : opération longue et fastidieuse. Cette opération représente en moyenne 15 mn par livre.
• Déclaration à la CNIL : déclaration obligatoire dès lors qu’on utilise un fichier d’informations nominatives, ce qui est le cas du fichier lecteurs de toute bibliothèqueSe procurer le formulaire CERFA n°99001 auprès de la CNIL (21 rue St Guillaume, 75340 Paris cedex 7) ou de la Préfecture.

Choix du logiciel :
Le logiciel choisi doit être compatible avec celui de la BDY pour pouvoir intégrer les notices et lire les codes-barres des documents qu’elle vous prête. Pour cela, il doit être au format Marc (format de catalogage informatisé) et respecter 2 normes d’échanges : la norme ISO 2709 qui permet l’échange de données bibliographiques entre deux bibliothèques ; la Recommandation 995 qui permet la récupération par les bibliothèques relais des données propres aux exemplaires déposés par la BDY (la cote notamment), données nécessaires pour pouvoir prêter le document.

Le multimédia
L’informatisation de la gestion de la bibliothèque repose sur l’utilisation de postes informatiques. On pourrait donc imaginer que ces postes servent également au multimédia et à la consultation Internet. Mais, ces postes sont immobilisés pour des tâches bibliothéconomiques (prêt en particulier), d’où la nécessité de dissocier multimédia et gestion de la bibliothèque. En outre, cela permet d’éviter les risques d’incursions « sauvages » dans le système de gestion de la bibliothèque...
Penser aux frais annexes induits par le multimédia : toute forme de sonorisation est taxée par la SACEM (se reporter à la page : Droits et taxes).

Attention ! le multimédia n’est pas subventionnable en tant que tel. Il n’est pris en compte par les collectivités publiques que s’il accompagne l’informatisation de la gestion de la bibliothèque.